2023 年最高法合同编通则司法解释对企业合同合规管理的影响及应对措施

2023 年 12 月 5 日，最高人民法院颁布了《中华人民共和国民法典编纂〈合同通则〉适用若干问题的解释》，该解释涵盖了《民法典》的两个主要部分，即《义务法总则》和《合同总则》， 这将对企业合同的合规管理产生重要影响。建议顾问单位先组织相关管理人员结合《民法典》相关规定进行研究讨论;二是更新合同合规管理的制度和流程;随后修改与供应商、客户等签订的合同格式的文本;最后，通过修订各部门和人员的岗位职责来实施。

1. 合同规划

1.1 管理模式

企业的合同管理一般采用各部门的集中管理模式，如供应商合同管理、客户合同管理、物流合同管理、基础设施合同管理、行政合同管理等。此过程不涉及 HR 合同。

1.2. 各种合约模板的修订

结合《民法典》合同章的相关规定，对常用合同及相关协议的模板进行了修订。合同模板由部门先起草或修改，由公司研发部、销售部、采购部、财务部、生产部和公司负责人按规定流程进行审核，并邀请法律顾问参与审核。企业在合同模板的条款中应明确合同的条款不是标准条款，企业的合同模板不得添加企业的各种标识。详情请参阅《企业与法律手册》中的文章《关于编写合同模板的法律建议》。

1.3. 电子数据合同

《民法典》合同条款规定，能够通过电子数据交换、电子邮件等方式有形表达其中所含内容，且可以随时查阅的数据报文，均视为书面形式。详情请参阅《企业与法律手册》中的《通过电子邮件签订和履行合同的流程》一文。

1.4. 性能保证

对于信用不明确的客户，需要要求客户提供担保，然后才能进行赊销

1）客户提供房产抵押担保，双方签订《房产抵押合同》并依法办理抵押登记后方可供货;同时，还需要询问抵押的厂房是否实际被第三方占用。

2） 关联公司提供担保;除签订担保协议外，企业还需要收集三方面的证据作为担保协议的附件：担保公司的章程（由公司提供或由工商局获取）;担保公司股东会或董事会决议（如果是复印件，必须核对原件，并在复印件上加盖担保公司印章确认;担保公司股东同意公司对外担保或让同意对外担保的股东直接签订担保合同的证明（同意的股东人数必须符合公司章程的要求）。

3） 客户的法定代表人和股东的夫妻提供担保;合同中应明确保证人的保证责任应为连带保证责任，而非一般保证责任。《民法典》合同章节对保证责任的规定进行了修改，合同中需要明确约定连带保证责任，否则为一般保证责任。

2. 合同的订立

2.1 资信调查在

签订合同之前，掌握对方的信用状况，如注册资本、实际资本、经营能力、纳税、员工工资、付款信用、公司声誉、生产状况、公司资产和负债等。通过对客户信用的评估和控制程序，实现量化和程序化的交易决策，从而控制风险。

2.2 合同审核

合同审查是根据供应商或客户的信用状况，根据法律规定和法律顾问的判断，对合同中可能存在的商业风险和法律风险提供意见。在合同审查过程中，发现合同中存在对企业不利的条款，特别是严重不利的条款或重大权益未达成约定的情况，存在严重缺陷可能导致合同或其部分条款无效;但是，是否接受此类条款需要企业在综合评估后决定。详情请见《企业与法律手册》中的《企业审查商业合同的流程》一文

2.3. 签名和盖章

在合同的效力条款中，规定合同必须经双方签字盖章后方可生效。重要合同应由法定代表人和委托代理人分别签字，然后由公司盖章;总合同应由授权代理人签字并加盖本公司印章。

严禁在空白文本上盖章。通常对方在我们签字盖章之前签字盖章。合同文本如果为 2 页，则可以双面打印;超过 3 页必须盖上骑马印章。

2.4 合约注册

合同盖章生效后，各部门应根据公司的合同管理流程对合同进行编号和登记。合同原件按规定保存;合同的履行使用复印件或 PDF 文本完成。

3. 合同的履行

3.1. 付款结算

财务部门按合同开具、收取发票;在收付工作中，支付单位与合同对方名称不一致的，财务部门应当督促支付单位出具委托支付凭证。在合同履行过程中，合同对方开具的发票必须首先由具体经办人员审核签字，经监理签字同意后转交财务审计付款。

供应商付款条件：

1） 预付款必须以有效的合同为基础;

2） 进度付款必须基于合同和绩效进度证明;

3）验收后，付款必须以合同、检验单、入库单、发票为依据;

4） 保修必须通过完成义务来证明。

向客户收取款项的程序：

1） 业务部门负责统计和收集。

2）财务部门负责总结和监督检查。

3） 当客户没有按时付款时发送对账单。

4） 当客户不再付款时发送付款通知。

3.2 质量争议

首先，需要固定相关证据：合同、技术协议、交货单、质量保证证书、照片和视频、备忘录;提交有关鉴定机构和技术部门进行质量鉴定;保存快递、讨论记录、双方关于质量争议的协议等;制作相关损失的财务报告。

3.3 应收账款

对公司应收账款实行系统化管理，包括交易条件、信用评价、部门审核、定期对账、定期回访、合理激励等有效措施，缩短催收周期，减少坏账和坏账的损失。

为应付给客户的未付款项建立应收账款档案，如合同、交货单、发票、电子邮件、客户投诉、对账单等;分析原因并讨论对策。对于欠款金额较大且信用状况不确定的客户，必须在每张发票上附上对账单（并且必须在合同中添加对账条款）。

参考：《商业与法律手册》中的企业应收账款风险管理流程。

3.4 EMS 信件

根据司法判例，企业需要通过EMS发送发票等重要文件，否则如果对方否认，法院可能会认为没有送达。

一个

在《标准合同》中增加通知服务条款，规定因企业地址或名称变更而未能交货的处理方式。

合同变更或终止的通知和回复应符合收发公文的要求，填写快递单时必须在内部零件的名称栏中注明信封中文件的名称和内容，快递存根或收据凭证应作为合同的组成部分妥善保管。

3.5 违约责任

企业可以在合同中约定，一方违约时，根据违约情况支付一定数额的违约金。之所以选择特定金额的违约金，是因为在许多情况下很难证明守约方的损失。如果在违约的情况下，由守约方证明其违约损失，则双方在合同中关于违约金的约定将落空。

4. 合同评估

4.1 为每个供应商和客户建立单独的文件

业务部、技术部、财务部应根据合同分类和公司要求，在各自工作范围内，不时汇总合同的订立和履行情况，以及所有涉及的客户和供应商的营业执照、资质证书和产品质量;产品安全;延迟交货;投诉处理;技术支持;包装条件;准确的规格;文件;交货数量;应提交保修维护和其他文件。

4.2 合同评估会议

评委由公司领导及来自采购、生产、质量、销售、财务等部门的人员组成。评估内容：

采购部：价格稳定、数量稳定、交货准时;

质量部：规格准确、质量稳定、包装准确、质检报告和文件、投诉处理;

生产部：质量、技术支持、准时交货;

销售部：客户授信、应收账款;

财务部：发票文件;付款条件、付款条件。

4.3 合同备案

各经办人员通过对公司合同履行的全过程进行检查，定期整理已履行或不再履行的合同相关信息（包括有关文件、图表、电子邮件和合同流转单等），交档案员存档，不得随意丢弃、销毁或丢失。

供应商或客户终止交易后，所有文件必须保留 3 年以上。

4.4. 绩效评估

公司根据合同管理流程和岗位职责，定期对合同管理工作进行评估，对合同签订、履行、合同档案的履行情况进行评估。因

未按规定处理合同事项、未及时报告情况或丢失合同相关文件而使公司遭受损失的，管理人应承担相应的经济和管理责任。

通过考核，修订和完善合同管理流程和标准合同;修订相关部门和员工的工作职责。

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